Las empresas tienden a utilizar los términos taxonomía, clasificación, glosario y palabras clave de manera intercambiable al crear sus sistemas de gestión del conocimiento (GC). Es comprensible: las diferencias entre estos términos son sutiles. Sin embargo, la falta de comprensión de su connotación correcta (especialmente de taxonomía) podría obstaculizar el diseño del sistema de GC y, por lo tanto, la adopción exitosa de esta función comercial en la empresa.
En primer lugar, la confusión más común es entre los términos clasificación y taxonomía. Es cierto que los términos clasificación y glosario son componentes de la taxonomía, pero esta última es mucho más. Para empezar, la clasificación y el glosario son estáticos por naturaleza, mientras que la taxonomía es dinámica. La taxonomía es una estructura en capas y también funciona como filtro dentro del flujo de trabajo que utilizan los abogados para navegar por el contenido. Ilustremos el concepto utilizando la búsqueda de Amazon. Si busca "teléfono móvil", Amazon arrojará más de mil resultados, junto con filtros para ayudar a refinar la búsqueda (es decir, por precio, marca, reseñas de clientes, resolución de la cámara, memoria interna, etc.) y permitir que la persona encuentre finalmente el producto exacto que está buscando. En el sistema de gestión del conocimiento, la taxonomía sirve como filtro en este escenario de búsqueda de Amazon.
De la misma manera, a menudo se sustituyen las “palabras clave” por taxonomía y viceversa. Esto genera duplicación en el sistema de gestión del conocimiento porque los términos utilizados como palabras clave pueden ser, y a menudo son, también los términos para los que se construyen las taxonomías. Por ejemplo, el IVA, el sector inmobiliario, el Brexit y España podrían ser palabras clave, pero también se podrían desarrollar taxonomías para abordar cada una de estas áreas.
Por lo tanto, es importante reconocer el papel de las palabras clave y las taxonomías dentro de un sistema de gestión del conocimiento. Las palabras clave son términos de texto libre que es mejor mantener como clasificaciones muy específicas para las que no se requiere una taxonomía separada. Tomemos los términos "Contrato", "Madrid" y "Fusiones y Adquisiciones". Estos pueden ser palabras clave o parte de una taxonomía, pero una empresa en particular podría clasificar "Contratos" como parte de la taxonomía "Tipo de documento" y "Fusiones y Adquisiciones" como parte de la taxonomía "Derecho comercial", dejando "Madrid" como una palabra clave de texto libre ingresada.
