7 de julio de 2022 - Philippi Prietocarrizosa El departamento de gestión del conocimiento de Ferrero DU & Uría está brindando capacidades mejoradas a más de 400 abogados en las oficinas de la firma en Chile, Colombia y Perú
Lexsoft Systems, un proveedor de soluciones de TI y procesos de negocios, anunció hoy que la firma de abogados líder en servicios integrales de Latinoamérica, Philippi Prietocarrizosa Ferrero DU & Uría (PPU), adoptó su solución Lexsoft T3 para la gestión del conocimiento (KM) basada en las mejores prácticas en toda la empresa. Hoy, el departamento de KM de PPU, que consta de solo cuatro personas, está logrando importantes ganancias de eficiencia, beneficiándose de un sistema de KM estructurado y basado en taxonomía con procesos optimizados. El equipo está brindando una capacidad de KM moderna y oportuna a más de 400 abogados en las áreas de práctica de la firma y cuatro oficinas en Chile, Colombia y Perú.
T3, que se implementó en tan solo dos semanas, reemplaza el sistema de gestión del conocimiento desarrollado internamente por PPU. Desde su implementación en abril de este año, T3 ya almacena más de 1,500 documentos de conocimiento y esta cifra crece de forma constante.
PPU eligió T3 como su solución de gestión del conocimiento para toda la firma, luego de una revisión exhaustiva de sistemas similares disponibles en el mercado. T3 satisfizo las necesidades del departamento de gestión del conocimiento de PPU, así como las de sus usuarios. Para el departamento de gestión del conocimiento de PPU, la solución ofrece la funcionalidad más avanzada para construir una estructura de taxonomía sofisticada de múltiples niveles, se integra fácilmente con las herramientas de calidad que el equipo usa para formatear y crear plantillas de documentos, brinda control sobre los procesos de gestión del conocimiento y, fundamentalmente, garantiza el más alto nivel de seguridad. Desde la perspectiva del usuario, la solución proporciona una interfaz de usuario intuitiva y familiar, y se integra perfectamente con iManage Work, el sistema de gestión de documentos y correo electrónico de la firma, lo que facilita a los abogados el uso de T3.
Isabela Loscher, directora de gestión del conocimiento en PPU, afirma: “Para un bufete de abogados grande, con múltiples oficinas y múltiples prácticas como el nuestro, una capacidad de gestión del conocimiento basada en las mejores prácticas es un requisito fundamental para el negocio. T3 ha cambiado por completo el funcionamiento del departamento de gestión del conocimiento: en tan poco tiempo, ya estamos viendo importantes beneficios en términos de eficiencia a través de procesos de gestión del conocimiento integrados en la actividad diaria de los abogados. En el futuro, podremos centrarnos en mejorar la capacidad de gestión del conocimiento más amplia del bufete. Hasta la implementación de T3, pasábamos mucho tiempo procesando manualmente solicitudes de cosas como definiciones, documentos modelo y otros conocimientos del bufete, porque los abogados nunca podían estar seguros de que los documentos en el sistema de gestión del conocimiento fueran los más precisos o los mejores para sus necesidades”.
En la actualidad, el sistema KM representa una única versión de la verdad para la información relacionada con el conocimiento de PPU. Anteriormente, existían múltiples versiones del mismo documento, ya que el sistema KM vigente permitía a los abogados editar documentos que ya se encontraban en la solución. Además, con frecuencia, un documento debía almacenarse varias veces si era relevante para diferentes áreas de práctica. Todo esto significaba que garantizar la precisión y la coherencia de la documentación era extremadamente difícil y requería mucho tiempo para el departamento KM.
El proceso de captura de documentos de conocimiento para su inclusión en el sistema de gestión del conocimiento ahora está simplificado. Cualquier documento que los abogados destaquen para su inclusión en T3 se envía automáticamente a una bandeja de entrada separada asignada al departamento de gestión del conocimiento. Esto permite que el equipo de gestión del conocimiento clasifique el documento, lo haga compatible con los requisitos de protección de datos, como el RGPD, y lo formatee según las políticas y pautas internas, antes de cargarlo en T3.
Las contribuciones de documentos por parte de los abogados al repositorio de KM han aumentado, ya que el proceso ahora es muy sencillo. Al utilizar el botón “Enviar conocimiento” en iManage Work, los abogados pueden asignar documentos para su inclusión en T3 con un clic del mouse.
Loscher añade: “T3 ha aumentado enormemente la aceptación de la disciplina de gestión del conocimiento por parte de los abogados, lo que ha mejorado el valor de esta función para la empresa. Y no puede haber mayor retorno de una inversión en tecnología que la adopción entusiasta por parte de toda la empresa por parte de los usuarios. Hoy, nuestros abogados están tomando la iniciativa de trabajar con nosotros para garantizar que todos sus documentos modelo se almacenen en el sistema de gestión del conocimiento. Han experimentado de primera mano los beneficios de un sistema de gestión del conocimiento de mejores prácticas”.
La dependencia de los abogados del departamento de gestión del conocimiento para acceder a los documentos se ha reducido, lo que ha liberado al equipo para que se encargue de actividades más estratégicas relacionadas con la disciplina. Gracias a que T3 ofrece una taxonomía de varios niveles junto con una potente capacidad de búsqueda, los abogados pueden buscar y encontrar de forma independiente los documentos modelo y otra información que necesitan, con la confianza y seguridad de saber que accederán a los archivos correctos dentro del contexto legal en el que trabajan.
Carlos García-Egocheaga, CEO de Lexsoft Systems, comenta: “Estamos encantados con el impacto positivo que T3 ha tenido en PPU. T3 realmente absorbe las mejores prácticas colectivas de gestión del conocimiento en la industria: es una solución que estamos desarrollando y perfeccionando continuamente para satisfacer las necesidades tanto de los líderes de gestión del conocimiento como de los usuarios”.
En la actualidad, cuatro de las diez principales firmas de abogados del mundo (entre otras) ya utilizan T10 para sus programas de gestión del conocimiento. La solución se puede implementar en cuestión de días y no tiene costos ocultos de TI. Además, la solución forma parte de un amplio ecosistema y se integra con una amplia variedad de soluciones y tecnologías de terceros. T3 se implementa sobre la infraestructura iManage preexistente, la plataforma de trabajo del conocimiento líder en el sector legal a nivel mundial.